LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS

¨El área de existencias desempeña un papel destacado tanto en la gestión empresarial, como para el entorno de la contabilidad y la auditoría. En este contexto, el control interno tiene como cometido favorecer el control de los inventarios y la protección de estos activos¨


Es una realidad que a nadie debe dejar de observar en el entorno de la gestión empresarial, de la contabilidad y de la auditoría, que el área de existencias ocupa un papel destacado por motivos diversos.

En el ámbito interno de la organización, tanto para las empresas industriales como para las comerciales, las existencias desempeñan un papel crucial ya que constituyen el soporte operativo de su actividad principal y son necesarias para la continuidad del negocio. Por consiguiente, su control y valoración son primordiales para determinar medidas de política económica como la formula para fijar el volumen óptimo de pedido la determinación del stock de seguridad o el momento en que deben realizarse los reaprovisionamientos.

En el campo de la contabilidad suele constituir un caballo de batalla por la importancia que el saldo de las existencias tiene en el computo del resultado. En este sentido se manifiesta Urias (1997: p. 284) al exponer que "los errores en el computo o en la valoración de los diferentes inventarios tiene una directa repercusión en el cálculo del resultado de, al menos, dos períodos, dado que el inventario final de un período constituye, obviamente, el inventario inicial del siguiente". Además, un exceso de valoración puede provocar un aumento del beneficio con la consiguiente influencia en la política de dividendos y la posible descapitalización de la empresa o, por el contrario, un defecto en la valoración conllevaría una disminución del beneficio.

Se por experiencia que para el auditor, constituye muchas veces un punto de atención básico, debido a que el volumen cuantitativo que alcanzan las existencias en relación con el activo circulante, con los ingresos operacionales, y su influencia en la determinación del costo de producción en las empresas industriales.

En este amplio contexto, la gerencia debe implementar un control interno el cual debe cumplir una función relevante ya que, constituyendo parte de las funciones directivas de una compañía y siendo una técnica al servicio de la auditoría, tiene como cometido proponer procedimientos, mecanismos y técnicas que contribuyan a favorecer el control de los inventarios y la protección de estos bienes, así como proponer mecanismos de cálculo global para el conocimiento de la cifra de las existencias finales, mitigando el riesgo de error en que pudiera incurrirse en su valoración.

En este artículo se intenta abordar el estudio del sistema de control interno contable para las existencias, con el propósito de contribuir al ejercicio eficiente de la gestión empresarial

1. EL CONTROL INTERNO CONTABLE DE LAS EXISTENCIAS
El control interno surge y se desarrolla en el ámbito de la gestión empresarial y de la auditoría como la disciplina que tiene como cometido el estudio y la propuesta de procedimientos, medidas y técnicas de control al servicio de la Dirección, para abarcar los objetivos clasificados como operativos y contables.

Su tratamiento y efectividad interesa a la Dirección, en el aspecto operativo y contable, y a los auditores, básicamente en su dimensión contable. Los controles operativos se ocupan, entre otros, de aspectos como: la organización del almacén y el recuento de los inventarios (fijo en una fecha, permanente o rotativo). Los contables comprenden los métodos y procedimientos dirigidos al logro de dos objetivos (Loebbecke y Zuber, 1980: p. 51; Defliese et al., 1987: p. 219):

1º. La veracidad, fiabilidad y oportunidad de la información financiera presentada en los estados financieros y libros auxiliares. Este control persigue, básicamente, que el conjunto de las transacciones de existencias se registren de acuerdo con la autorización de la Gerencia, que se valoren de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otros criterios aplicables, y que se clasifiquen en sus cuentas correctas.
Este primer objetivo va a permitir comprobar la sintonía existente entre el método de valoración , que ha sido incluido en las NIC.
2º. La salvaguarda y protección de los activos y recursos. Este objetivo, complementario del anterior, tiene como propósito además de la protección física y económica, que las cuentas representen realmente a los activos. Con esta intención se pondrán los medios para que:
• El acceso a los activos esté permitido únicamente con la autorización de la dirección; y,
• El activo contabilizado se compare con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adopten las medidas correctoras en el caso de que existan diferencias.
Las premisas que son objeto de este control requiere que, como paso previo a su tratamiento, se expongan las notas esenciales que caracterizan a las existencias y que enumeramos a continuación:

a) Los activos representados son bienes tangibles, cuyo tiempo de permanencia en los almacenes puede ser elevado, lo que las hace susceptible de sufrir procesos de obsolescencia, ser objeto de fraude (manipulación o sustracción) o su escasez puede provocar una ruptura del ciclo productivo. Por tanto, se debe prestar una especial atención:
• A la seguridad de los almacenes;
• Al tiempo de permanencia y al nivel que de las mismas se debe mantener; y,
• A la periodicidad y continuidad de los inventarios.
En relación con lo expresado anteriormente, se debe considerar como hecho posible que el interés y la facilidad por implantar controles minuciosos sobre el efectivo y los derechos de cobro descuidan, a veces, los controles sobre el inventario, representando un lugar de refugio relativamente más seguro para la ocultación del fraude (Cashin et al., 1988: p. 602).
b) Se deberá establecer una clasificación de los bienes con base en su valor económico y estratégico para la gestión, lo que implica que se apliquen controles más exhaustivos sobre los bienes de mayor importancia estratégica y de mayor valor.
c) El control de inventarios requiere, asimismo, contemplar la proyección y organización estructural del almacén, con la finalidad de disponer de condiciones favorables para el almacenaje (cubiertas, grado de humedad, medidas de seguridad, etc), de medios de almacenaje aptos y adecuados a las características de los productos (líquidos, número y tipos de soportes de almacenaje, etc.) y posibilitar la ubicación de las existencias para su manejo eficiente; y el control cuantitativo y cualitativo de las existencias, con la finalidad de conocer el número que de ellas se poseen y el estado físico en que se encuentran.
d) Otro cuestión que determina el control del almacén es, en palabras del profesor Fernández Pirla (1976: pp. 323-324) "encontrar el equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto que contribuyen a determinar el volumen de existencias almacenadas":
• Una primera que conduzca a que la empresa debe mantener una continuidad de su ritmo productivo. Así, cuanto mayor sea el stock de mercancías menor será el riesgo de rotura de stock del proceso productivo o de pérdidas de ventas.
• Por contra, el almacenamiento excesivo conlleva un alto coste, por lo tanto el control debe ir encaminado a reducir los costes de almacenamiento. Dichos costes pueden ser de posesión o mantenimiento de las existencias; financieros, por la necesidad de retribuir el capital propio o ajeno invertido para su mantenimiento; y de oportunidad, debido a que la inmovilización de este capital evita su destino a otro fin.
Sobre la base de estos argumentos proponemos dos tipos de controles en este área. En primer lugar, y con la finalidad de controlar la fiabilidad de los saldos de existencias, exponemos técnicas analíticas de control. En relación con el segundo objetivo, proponemos una clasificación de los inventarios en función de su valor económico y estratégico.

En nuestra proxima entrega trataremos las tecnicas para corroborar la veracidad de los saldos de existencias.